Blogindlægget handler om brugen af CC (carbon copy) mails i organisationer, hvor de ofte fungerer som “Cover My Ass” (CMA) mails i stedet for reel kommunikation. Forfatteren påpeger, at et stigende antal CC-mails er et tegn på manglende beslutningskraft og ansvarlighed, hvilket typisk skyldes organisationskulturen og ikke størrelsen.
Denne udvikling kan hæmme effektivitet og innovation, fordi medarbejdere bliver tilbageholdende med at tage selvstændige beslutninger. Ledere opfordres til at tage ansvar for at ændre kulturen ved at give medarbejderne mere tillid og ansvar samt håndtere tvivl gennem direkte dialog frem for at bidrage til CC-mail-kulturen.
Et stigende antal CC-mails i en organisation er ofte et tegn på manglende beslutningskraft og ansvarlighed, hvilket kan hæmme både effektivitet og innovation – det er derfor afgørende, at ledere fremmer tillid og selvstændighed frem for at understøtte en kultur præget af “Cover My Ass”-mails. Jacob Blæsbjerg
Der er noget ganske særligt over at se en e-mail kopi
Der er noget ganske særligt over at se en e-mail kopi, man ikke selv var hovedmodtager på, glide ind i indbakken med det karakteristiske lille ”cc”-ikon. Både som afsender og modtager kender man straks signalværdien. For rigtig mange er cc-feltet blevet hverdag – for nogen nærmest daglig rutine – og det har medført alt fra oversete vigtige opdateringer til deciderede frustrationer over endeløse informationsstrømme. Hvad betyder cc i en e-mail egentlig, og hvorfor er det overhovedet blevet så udbredt?
Oprindelsen og den tekniske forklaring
CC står for “Carbon Copy”, et udtryk der stammer fra tidernes brug af gennemslagspapir i skrivemaskiner. Man lagde blot endnu et ark i maskinen, og vupti fik flere personer en nøjagtig kopi. I dag gælder det digitale cc-felt i e-mails som det sted, hvor folk kan modtage information om tråde, de ikke behøver at handle på direkte – men som alligevel forventes at holde sig orienterede om.
Ser man på almindelig e-mail-etikette, forstås det sådan:
- Til: Dem, der skal agere på mailen
- Cc (Carbon Copy): Dem, der bare skal orienteres
- Bcc (Blind Carbon Copy): Dem, der orienteres i det skjulte
På overfladen lyder det uskyldigt og intuitivt – alligevel giver brugen anledning til adskillige problemer og stærke følelser, især når cc-feltet bruges forkert eller for ofte.
En kulturel temperaturmåler
Antallet af cc-mails og den måde de anvendes på i en organisation, siger utroligt meget om kulturen. Hvorfor cc’er man overhovedet folk? Her er, hvad jeg ofte hører – og selv har oplevet:
- “Så er ingen i tvivl om, at jeg har gjort mit job.”
- “Bare lige til info…”
- “Hvis nu noget skulle gå galt, kan jeg dokumentere, at jeg informerede alle.”
Denne tilgang udvikler sig ofte til et overforbrug, hvor e-mailen ikke længere er et effektivt værktøj, men i stedet bliver en dokumentation for egen beskyttelse.
Når cc bliver til CMA
Der tales ofte i HR-kredse om trivselsmålinger, APV, MUS og alle de store værktøjer. Men fokusset bør ofte flyttes derhen, hvor man nemt og hurtigt kan tage temperaturen på samarbejde og beslutningskraft: E-mail-praksis – og især cc-mailen.
Når man cc’er chefen ”for en sikkerheds skyld”, kollegerne nærmest pr automatik og måske endda chefer længere oppe i hierakiet, handler det i bund og grund om ansvarsfralæggelse. Det, der i folkemunde (og måske lidt frækt) også kaldes CMA: “Cover My Ass”, som let bliver en strategi for at undgå ansvar.
Hvis man bruger cc-mailen som dokumentation for, at man har gjort sit, rykker man beslutningskraften væk fra sig selv og skaber i stedet usikkerhed: Skal jeg nu svare? Gør jeg nok? Sker der noget, hvis jeg ikke reagerer?
Tabellen herunder viser forskellene på sund brug af cc og den problematiske CMA-praksis:
|
Anvendelse |
Formål |
Typisk konsekvens |
|---|---|---|
|
CC (hensigtsmæssigt) |
Information til relevante parter |
Kendskab og transparens |
|
CC (CMA-stil) |
Ansvarsfralæggelse, dokumentation |
Frygt, beslutningslammelse |
Øget antal cc-mails: Et faresignal
Hvis du beder din IT-afdeling om udtræk på, hvor mange e-mail kopi sendes cc til hvor mange ad gangen – og tendensen er stigende – er det et klart faresignal. Når flere og flere cc’es, betyder det ofte, at tillid og klarhed omkring roller og ansvar er under pres.
Det, der starter med gode intentioner, bliver let en glidebane:
- Handlekraften forsvinder, fordi ingen tør tage selvstændige beslutninger
- Tiden bruges på at læse irrelevante mails
- Folk bruger kræfter på at dokumentere dovenskab frem for handlekraft
I sidste ende betyder det, at den enkeltes energi bruges på at spille ”ikke min skyld”-spillet, fremfor at skabe værdi.
Hvordan havner organisationer her?
Det er sjældent selve størrelsen, men derimod kulturen og ledelsesstilen i organisationen, der afgør, hvor meget og hvordan cc bruges. Stærke ledere kan komme til at skabe utryghed, hvis ikke de bevidst arbejder med at sætte ansvar fri. Hvis det accepteres eller måske ligefrem forventes, at opgaver ikke kan eksekveres uden lederens velsignelse via en cc, breder den usunde cc-kultur sig.
Sådan brydes mønsteret
Ingen værktøjskasse bliver komplet uden fokus på sine egne vaner. Her er nogle løsningsmuligheder, der kan bringe ansvaret tilbage og cc-mails ned på et sundt niveau:
- Giv ansvar – og hav tillid Stol på dine kollegaer og lad dem udføre opgaver og tage beslutninger. Ledelse handler om at tjene andres muligheder for at lykkes – ikke om at kontrollere eller samle alle trådene selv.
- Tal om vanerne Dialog om cc-praksis kan gøre en verden til forskel. Tag snakken om, hvordan og hvornår man bruger cc – og stil spørgsmål ved, hvorfor den blev brugt i en konkret mail.
- Face-to-face før cc Når der er tvivl, er den direkte samtale stærkere end yderligere kommunikation over mail. Gå hen og tag snakken – den skaber både større afklaring og bedre relationer.
- Drop mailen – vælg dialogen En cc-mail uden handling bærer sjældent løsningen. Hurtig afklaring og personlig dialog giver sjældent grobund for misforståelser og bureaukrati.
- Gode eksempler starter i toppen Ledere sætter tonen. Undlad at svare på eller selv sende unødvendige cc-mails. Vær et eksempel på, at det vigtigste er handling og tillid.
En cc er ikke altid uskyldig
Der er selvfølgeligt situationer, hvor cc er både nyttigt og nødvendigt. Ved samarbejdsprojekter på tværs af afdelinger, vigtige beslutninger eller forenklet vidensdeling, kan cc skabe overblik. Men når cc bruges som sikkerhedsnet, fordi ingen tør tage beslutninger – eller som e-mail kopi uden reelt formål – der mister den sin oprindelige funktion.
Tjeklisten til dit næste cc
Inden du næste gang udfylder cc-feltet, kan følgende hjælpe dig på vej:
- Spørg dig selv: Har modtageren reelt brug for informationen?
- Kan denne info gives på et ugemøde i stedet for mail?
- Kunne en kort dialog eller et telefonopkald løse det bedre?
- Er det reelt kun for at dække mig selv ind?
Et kritisk blik på egne vaner kan betyde flere timer sparet hver eneste uge og langt færre følelser af irritation i teamet.
Der ligger en særlig styrke i at få bugt med overdreven cc-brug: Medarbejdere tør tage ansvar, beslutninger bliver truffet hurtigere, og samarbejdet blomstrer, når tiden ikke bruges på at dokumentere eksistensberettigelse på email.
Hvis du som leder ser et stigende antal cc-mails, er det en oplagt anledning til at sætte gang i udviklingen – først og fremmest hos sig selv. Det kræver vilje, mod og oprigtig nysgerrighed at ændre vaner, men det betaler sig tilbage i form af en kultur, der oser af ansvarlighed, tillid og værdiskabelse.
Det starter ofte med én, der tør gå forrest. Hvor mange cc’er ligger der egentlig i din egen indbakke?
FAQ om CC mails og organisationskultur
Her finder du svar på de mest almindelige spørgsmål om CC mails og deres betydning i organisationer.
Hvad betyder det at sende en mail CC?
At sende en mail CC (carbon copy) betyder, at andre modtager en kopi af mailen, selvom de ikke er hovedmodtager.
Hvorfor bruges CC mails ofte som “Cover My Ass” (CMA) mails?
CC mails bruges ofte for at sikre sig, at andre er informeret og for at dække sig ind, hvis der senere opstår spørgsmål om ansvar.
Hvad siger antallet af CC mails om en organisation?
Et højt antal CC mails kan indikere en kultur med lav beslutningskraft og manglende tillid til, at medarbejdere selv kan tage ansvar.
Hvordan kan ledere reducere unødvendige CC mails?
Ledere kan styrke tilliden og give mere ansvar til medarbejderne, samt opfordre til direkte dialog frem for at bruge CC mails som sikkerhedsnet.
Hvilken effekt har mange CC mails på arbejdsmiljøet?
Mange CC mails kan skabe ineffektivitet, usikkerhed og mindske innovation, fordi medarbejdere bliver mere forsigtige og mindre selvstændige.