CMA mails ( CC Mails) – Du har sikkert oplevet det selv
CMA mails. Denne blog her er ikke underbygget med noget fra Mintzberg, eller citater fra Tom Peters and Robert H. Waterman, Jr velkendte bog “In Search of Excellence”, eller Maslows analyser, men derimod beroende udelukkende på mine egene personlige holdninger, erfaringer og empiriske undersøgelser.
Hvad betyder at en email er sendt CC?
Carbon Copy betød noget en gang, så havde man en kopi og de var få og besværlige at lave i skrivemaskinen.
I dag drukner vi i dem. I dag burde det lille “cc” i langt de fleste tilfælde kaldes for noget helt andet, mit forlag er: CMA mails eller “Cover My Ass” også kendt i en anden form: CYA (Se wiki).
Den korrekte jf. wikipedia er som følger:
Hvor er kæden hoppet af
Der er skrevet mangt og meget om HR og der laves undersøgelser, der skal sikre, vi har det godt. Der er både APV, MUS og en masse andre tiltag af en vis værdi.
Jeg vil gerne fremføre et helt nyt målepunkt til værktøjkassen. Det er tilmed let at holde øje med, særlig i lidt større organisationer, hvor det kan være svært at måle på kulturens temperatur.
Hvor beslutningsdygtig er organisationen?
Målepunktet kan måle på temperaturen, hvor beslutningsdygtig og dermed handlekraftig en organisation er. Et afgørende parametre for en virksomheds overlevelse i en verden, hvor der i flere og flere brancher er hyberkonkurrence.
Opstil et målepunkt; Antallet af cc mails og hvor mange der er på cc.
Antallet af CMA mails er en del af kulturen
Der kan ske et skred efterhånden som en organisation vokser, og det er mit klare indtryk, at du som leder er den, der bærer den største skyld i udviklingen.
Stærke ledere med en “finger på pulsen” kan, uden de er klar over det, skabe selv i meget små organisationer, en trang til at alle er CMA på mails, der indeholder selv ubetydelig opgaver eller forespørgsler.
Den enkelte medarbejder tør ikke tage en beslutning, da denne føler at lederen skal tage den, og dermed skal lederen lige “godkende” min mail med en CMA.
Der er således ikke størrelsen af en organisation, men kulturen der er afgørende for mængden af CMA mails. Det er en farlig udvikling med stigningen i antallet af CMA mails, og det bør være et punkt, der skal holdes skarpt øje med.
Stigende antal CC mail kunne betyde …
Et stigende antal af sådanne mails viser en udvikling, der er på vej fra at have en organisation, der er fyldt med folk, der er fulde af lyst og entreprenørånd, der driver en virksomhed frem.
Til en politisk organisation, hvor der er en kultur, der mere går på overlevelse ved at gemme sig bag CMA og hvis næsen skal frem, skal det være i en god blanding af cc mails og memoer, så absolut ingen kan finde frem til, hvem det var der havde en selvstændig tanke ….
Resultatet af brugen af CMA mails er ikke kun mindre beslutningskompetance der, hvor beslutningerne bør tages på det operationelle niveau i en organisation. De tager også uendelig mange ressourcer, da alle mails skal læses og besvares, redegøres og CMA til alle andre på alles besyv.
Det er jo ganske let at måle den mængde af CMA, der flyder rundt i en organisation. Find en IT nørd og få en måling sat op din mail-server, eller endnu mere enkelt; Kik i din egen mailbox og tæl …
Hvad kan du som leder gøre når mængden af cc mails stiger
Det er ikke så svært, og måske alligevel. Det handler om at kunne give ansvaret videre.
Jeg har ofte den regel, at jeg ikke løser en opgave for en kollega. …
(Bemærk; Alle er en del af holdet, selv rengøringen er vigtig og en del af kulturen – Jeg har ingen under mig, kun kollegaer. Ledelse er noget man tjener retten til, ikke noget man selvstændig beslutter, fordi man ejer virksomheden eller er ansat til at lede).
Undskyld den lidt lange indskydelse, men det er afgørende og en forudsætning, for at din organisation forbliver dynamisk og selvledende, og dermed konkurrencedygtig i det marked du befinder dig i, om du vil det eller ej.
… jeg hjælper min kollega med at løse opgaven, og tager mig tiden til at lyttet og være der 110% i den periode denne har brug for mig. Jeg NÆGTER at løse opgaverne, men vejleder og lader medarbejderen tage den afgørende og endelige beslutning selvstændigt.
Modtager jeg en CMA mail (en cc mail), henvender jeg mig direkte til medarbejderen, og tager en samtale face2face med vedkommende. Jeg gør det med det samme, og jeg gør det for at hjælpe vedkommende. Kollegaen er i tvivl om noget, når der kommer en CMA mail, og det er mit og dit ansvar som leder straks at komme med en hjælpende hånd.
Ikke en mail retur
Ikke en mail retur, det forstærker blot den uheldige kultur og gør antallet af CMA større. Du skal være der, det er dit job. Gør du det, og du vil opleve et fald i CMA mails og en organisation, der bevarer sin vitalitet. Det du gør, vil dine mellemledere gøre – Det de gør, er det som kollegaen gør, når denne udfører sit job.
Jeg håber, at dette lille indspark både kan starte en debat i din ledergruppe, og at du som topleder er i stand til at se fornuften i at bevare vitaliteten i din organisation.
Jeg vil personligt give ALT for at mine kollegaer tager kompetente beslutninger, og kun informerer mig og helst face2face, hvis de føler det er en beslutning over det niveau de befinder sig på, om det er operationel, taktisk eller strategisk.
Det var en lidt længere blog – Du er velkommen til at kontakt mig, hvis du gerne vil drøfte sagen med mig, eller drop en kommentar herunder hvis du har noget på hjertet.